AU.63. Organizacja i prowadzenie archiwum

1. Organizowanie archiwum

• ustala wyposażenie archiwum;
• określa zakres pracy archiwum;
• przestrzega zasad obiegu pism;
• wykonuje prace kancelaryjne;
• obsługuje biurowe urządzenia techniczne;
• opracowuje jednolity rzeczowy wykaz akt;
• opracowuje instrukcję kancelaryjną;
• sporządza instrukcję archiwalną;
• ustala i stosuje normatywy kancelaryjno-archiwalne;
• sporządza plan pracy archiwum zakładowego.

2. Prowadzenie archiwum

• przyjmuje akta z komórek organizacyjnych do archiwum;
• kontroluje prawidłowość sporządzania spisów zdawczo-odbiorczych oraz ich zgodność z przekazywanymi aktami;
• sporządza wykazy spisów zdawczo-odbiorczych;
• dobiera sposób rozmieszczenia akt w magazynie archiwalnym;
• ewidencjonuje i opracowuje akta;
• udostępnia zasoby archiwalne;
• wykonuje kwerendy, sporządza zaświadczenia i odpisy oraz je wydaje;
• prowadzi ewidencję użytkowników korzystających z zasobów archiwum oraz udostępnianej dokumentacji;
• prowadzi działania profilaktyczne i zabezpieczające związane z zasobem aktowym;
• sporządza sprawozdania z działalności archiwum;
• popularyzuje dokumentację gromadzoną w archiwum.

3. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

• dokonuje oceny dokumentacji;
• przygotowuje i wypełnia dokumenty niezbędne do brakowania;
• występuje do archiwum państwowego o zgodę na brakowanie;
• ustala sposób niszczenia wybrakowanej dokumentacji;
• opracowuje materiały archiwalne zgodnie z wytycznymi państwowej służby archiwalnej;
• przygotowuje materiały archiwalne do przekazania do archiwum państwowego.

4. Postępowanie w przypadku uszkodzenia, zagubienia i kradzieży dokumentacji archiwalnej lub likwidacji jednostki organizacyjnej

• określa obowiązki archiwisty wobec likwidatora lub syndyka;
• ocenia stan uporządkowania i zaewidencjonowania dokumentacji w archiwum;
• przeprowadza skontrum zasobu archiwalnego;
• zabezpiecza dokumentację;
• podejmuje działania w przypadku uszkodzenia, zagubienia lub kradzieży dokumentów;
• przygotowuje akta i przekazuje je sukcesorowi.

1. Opracowywanie dokumentacji aktowej, technicznej i geodezyjno-kartograficznej

• dobiera metody porządkowania dokumentacji;
• określa przynależność zespołową i rodzaj dokumentacji;
• segreguje, klasyfikuje i inwentaryzuje dokumentację;
• opracowuje inwentarz archiwalny dokumentacji;
• sporządza pomoce archiwalne dla dokumentacji.

2. Opracowywanie dokumentacji audiowizualnej

• dobiera metodę porządkowania dokumentacji audiowizualnej;
• segreguje, klasyfikuje i inwentaryzuje dokumentację audiowizualną;
• opracowuje inwentarz archiwalny dokumentacji audiowizualnej;
• sporządza kopie bezpieczeństwa dokumentacji audiowizualnej;
• sporządza pomoce archiwalne dla różnego typu dokumentacji audiowizualnej.

3. Gromadzenie dokumentacji na nośnikach elektronicznych

• dobiera metodę opracowywania dokumentacji na nośnikach elektronicznych;
• porządkuje, inwentaryzuje i sporządza inwentarz archiwalny dokumentacji na nośnikach elektronicznych;
• sporządza pomoce archiwalne dla dokumentacji na nośnikach elektronicznych;
• posługuje się sprzętem do odtwarzania dokumentacji na nośnikach elektronicznych;
• sporządza kopie bezpieczeństwa dokumentacji na nośnikach elektronicznych.